Governance

NIBC wil dat duurzaamheid een integraal onderdeel vormt van de bedrijfsvoering. Wij hanteren dan ook een heldere rol- en taakverdeling voor de aansturing van MVO binnen alle geledingen van de organisatie, van de interactie met klanten tot het minimaliseren van onze ecologische voetafdruk.

MVO-stuurgroep
De Chief Executive Officer (CEO) van NIBC is eindverantwoordelijke voor MVO. Hij is tevens voorzitter van de MVO-stuurgroep. In deze stuurgroep worden de strategie, doelstellingen, planning en het budget voor MVO besproken en vastgesteld. De stuurgroep bestaat verder uit vertegenwoordigers van de managementteams van de diverse bedrijfsonderdelen. Zij zijn verantwoordelijk voor de implementatie van de MVO-strategie binnen hun bedrijfsonderdeel.

MVO-team
De invulling en implementatie van de strategie, doelstellingen, planning en het budget voor MVO is door de stuurgroep gedelegeerd aan het MVO-team, bestaande uit de MVO-manager en diverse MVO-specialisten. Het MVO-team is doorlopend op de hoogte van de actuele ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid en onderhoudt de contacten met de externe stakeholders. Het MVO-team stelt jaarlijks een plan en een begroting op met specifieke doelstellingen. Dit plan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de stuurgroep. De MVO-stuurgroep en het MVO-team vergaderen eens per kwartaal om de voortgang te bespreken en de activiteiten te evalueren.

Business units
De uitvoering van het duurzaamheidsbeleid geschiedt door het MVO-team in samenwerking met de verschillende business units (BU's). Maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt zo permanent verankerd binnen onze organisatie. Elke BU integreert MVO in zijn activiteiten, zodat afstemming ontstaat tussen enerzijds het duurzaamheidsbeleid en anderzijds de bedrijfsstrategie. Zo wordt het energiebesparingsprogramma uitgevoerd door Facilities & Services en maken de commerciële teams bij de interactie met klanten gebruik van het duurzaamheidsbeleid.

Internationale vestigingen
Alle kantoren in België, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Singapore beschikken over een MVO-functionaris die de contacten met het MVO-team onderhoudt. Zij regelen de MVO-informatievoorziening aan de medewerkers ter plaatse en rapporteren relevante lokale MVO-initiatieven en -vraagstukken terug aan het hoofdkantoor.

Taakbeheer

Duurzaamheid is niet alleen de verantwoordelijkheid van het MVO-team. Het vormt een integraal onderdeel van de wijze waarop NIBC zakendoet. Conform de interne gedragscode en het bedrijfsbeginsel 'We show Responsibility' is het onze plicht om voortdurend een zorgvuldige balans te vinden tussen de uiteenlopende belangen van onze stakeholders. Onze bestuursstructuur is geschoeid op een systeem van controlemechanismen, zodat relevante belanghebbenden onderdeel vormen van het besluitvormingsproces.

Bij onze interactie met klanten en binnen onze ketenprocessen houden wij rekening met duurzaamheidsaspecten en met de gevolgen van onze activiteiten voor belanghebbenden. Dit is op de verschillende niveaus verankerd door middel van instrumenten en processen. In het kader van de risicobeoordeling van klanten worden voor alle nieuwe klanten en transacties 'ken uw klant'-controles uitgevoerd om ervoor te zorgen dat aan de procedures van NIBC op het gebied van due diligence en duurzaamheid wordt voldaan. Deze risicobeoordeling bestaat uit:

• Due diligence-onderzoek bij de klant
• Duurzaamheidscontroles en
• Beoordeling in het kader van de zorgplicht

De verantwoordelijkheid voor deze controles berust bij de diverse commerciële teams. Controlemechanismen maken deel uit van het transactieproces ten behoeve van de naleving. Deze beoordelingen vormen bovendien onderdeel van doorlopende bewakingsprocessen.

Andere voorbeelden van de wijze waarop duurzaamheid binnen NIBC wordt nagestreefd:

• Het duurzaamheidsbeleid van NIBC wordt opgesteld door het MVO-team in samenwerking met de bedrijfsteams en belanghebbenden en vervolgens goedgekeurd door alle relevante commissies, inclusief de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen.
• Het Engagement and Compliance Committee (ECC) beoordeelt voor alle potentiële nieuwe klanten mogelijke belangenconflicten en compliance- en duurzaamheidsaspecten. Het ECC beslist of de bedrijfsteams met een specifieke klant of een specifiek project aan de slag kunnen. Van alle transacties die in 2010 bij het ECC zijn gemeld, was er bij acht potentiële transacties sprake van een verhoogd duurzaamheidsrisico. Deze transacties zijn binnen de commissie besproken. De reden hiervoor betrof onder meer banden met de wapenindustrie, (online) gaming en gokken en betrokkenheid van de overheid van landen met veel corruptie en een slechte staat van dienst op het gebied van de mensenrechten. Vier van deze transacties zijn uiteindelijk geweigerd wegens gebrek aan transparantie bij de klant en omtrent diens activiteiten. De andere vier zijn goedgekeurd onder voorwaarde dat zij aan bepaalde duurzaamheidscriteria zouden voldoen. Uiteindelijk vonden ook deze transacties geen doorgang.
• Elk verzoek dat via de nieuwe productfiatteringsprocedure loopt, moet door alle relevante risico- en complianceafdelingen worden goedgekeurd.